5 Thách Thức Trong Quản Lý Chợ Truyền Thống Và Giải Pháp

Quản lý chợ truyền thống từ lâu đã là một nhiệm vụ phức tạp và đòi hỏi nhiều kỹ năng. Chợ là mạch máu của thương mại địa phương, nơi hàng nghìn tiểu thương giao thương mỗi ngày, nơi người dân tìm thấy thực phẩm tươi, hàng hóa thiết yếu với mức giá hợp lý và cũng là không gian phản chiếu nhịp sống, văn hóa cộng đồng. Thế nhưng, đằng sau những nhịp giao dịch sôi động ấy là khối lượng công việc nặng nề của Ban quản lý: thu – chi minh bạch, phân bổ kiot, đảm bảo an ninh và phòng cháy chữa cháy, xử lý khiếu nại – tranh chấp, quản lý hợp đồng, lưu trữ dữ liệu tiểu thương, đồng thời báo cáo với chính quyền theo định kỳ.

Trong bối cảnh các mô hình bán lẻ hiện đại, trung tâm thương mại, siêu thị và thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ, quản lý chợ truyền thống nếu vẫn vận hành thủ công sẽ sớm bộc lộ nhiều điểm nghẽn: thất thoát nguồn thu, giảm hiệu quả mặt bằng, môi trường thiếu minh bạch và hình ảnh chợ kém chuyên nghiệp trong mắt cộng đồng. Bài viết này VMarket sẽ phân tích 5 thách thức cốt lõi mà ban quản lý chợ đang phải đối mặt, đồng thời đưa ra 5 nhóm giải pháp thực tiễn để tiến tới mô hình quản trị hiện đại, minh bạch và bền vững.

PHẦN I – 5 thách thức lớn nhất trong quản lý chợ truyền thống

1. Thách thức thu phí và quản lý dòng tiền trong quản lý chợ truyền thống

Thách thức thường thấy nhất trong quản lý chợ truyền thống là hoạt động thu phí: phí thuê sạp/kiot, phí vệ sinh, phí bảo vệ, phí điện nước, phí trông giữ… Ở nhiều chợ, các khoản này vẫn được thu bằng phiếu giấy, ghi sổ tay hoặc bảng Excel rời rạc. Mỗi hình thức đều có rủi ro: phiếu giấy dễ thất lạc; Excel phụ thuộc cá nhân; dữ liệu phân tán giữa phòng tài chính, kế toán và từng tổ đội thu phí.

Hệ quả là đối soát cuối kỳ trở nên nặng nề, tốn thời gian; sai lệch số liệu là điều khó tránh; khiếu nại của tiểu thương về việc đã nộp – chưa nộp thường xuyên tái diễn. Với chợ có quy mô hàng trăm đến cả nghìn quầy, chỉ cần tỷ lệ sai sót nhỏ cũng tích tụ thành con số thất thoát đáng kể. Đặc biệt, khi chưa chuẩn hóa danh mục phí, chu kỳ thu, chính sách miễn giảm (dịch bệnh, sửa chữa khu chợ…), mỗi đợt thu là một lần “xoay sở” thủ công, phụ thuộc kinh nghiệm cá nhân hơn là một quy trình được số hóa minh bạch.

Ở góc độ quản trị, việc không có báo cáo theo thời gian thực khiến ban quản lý khó nhìn thấy bức tranh thu – chi mỗi ngày: tiền về thực tế đến đâu, khoản nào chậm, khu vực nào thất thu, nhân viên nào hiệu suất thấp… Khi thiếu dữ liệu tức thời và đáng tin cậy, các quyết định điều hành buộc phải dựa vào cảm tính và việc lập kế hoạch ngân sách cho bảo trì, nâng cấp hạ tầng chợ cũng trở nên bị động.

2. Phân bổ mặt bằng và sử dụng kiot chưa minh bạch, thiếu công cụ kiểm soát

Mặt bằng là “tài sản chiến lược” của chợ, quyết định trực tiếp đến nguồn thu và mức độ hài lòng của tiểu thương. Thế nhưng, không ít chợ vận hành mà không có bản đồ điện tử cập nhật trạng thái từng kiot/sạp; sơ đồ mặt bằng treo tường và sổ tay truyền thống chỉ phản ánh thông tin tĩnh, khó theo dõi biến động theo thời gian. Tình trạng phổ biến là không đồng bộ giữa “thực địa” và “hồ sơ”: hợp đồng hết hạn mà chưa nhắc; kiot bỏ trống nhưng hệ thống vẫn ghi “đang thuê”; có nơi xuất hiện cho thuê lại trái phép hoặc sang nhượng ngoài quy định.

Khi thiếu công cụ hiển thị trực quan – ai đang thuê, thuê đến bao giờ, giá thuê bao nhiêu, lịch sử vi phạm ra sao – tranh cãi về vị trí “đẹp/xấu”, diện tích thực tế, lối đi chung, hay ưu tiên bố trí thường nảy sinh. Một môi trường phân bổ thiếu minh bạch làm xói mòn niềm tin, khiến ban quản lý khó thực thi các điều chỉnh giá thuê hợp lý dựa trên lưu lượng khách, vị trí, ngành hàng. Về dài hạn, điều này làm giảm hiệu suất sử dụng mặt bằng: có diện tích không sinh doanh thu, hoặc không đạt “giá trị chuẩn” so với tiềm năng.

3. An ninh trật tự và PCCC: rủi ro cao, trách nhiệm pháp lý lớn

Chợ truyền thống thường có mật độ người và hàng hóa dày đặc, nhiều vật liệu dễ cháy, hệ thống điện đã qua nhiều lần cải tạo nhỏ lẻ. Quản trị rủi ro PCCC và an ninh trật tự vì thế là một trong những nhiệm vụ khó nhất. Nếu chỉ dựa vào tuần tra thủ công, biển cảnh báo, loa nhắc nhở, hiệu quả phòng ngừa còn hạn chế. Sự cố cháy nổ, trộm cắp, xô xát – dù nhỏ – đều có thể gây tổn thất lớn về tài sản và uy tín.

Thêm vào đó, quy định pháp luật về PCCC, vệ sinh môi trường, an toàn thực phẩm… ngày càng chặt chẽ, yêu cầu ban quản lý phải có quy trình kiểm tra định kỳ, đào tạo – diễn tập, hồ sơ chứng minh tuân thủ. Thiếu công cụ theo dõi và lưu trữ số hóa, việc “làm đúng” không đồng nghĩa với “chứng minh được là đúng”. Trong trường hợp có thanh kiểm tra hoặc sự cố, hồ sơ rời rạc làm tăng rủi ro pháp lý cho đơn vị vận hành.

4. Quản lý hợp đồng và dữ liệu tiểu thương rời rạc, khó đối soát

Mỗi tiểu thương gắn với một “hồ sơ 360°”: thông tin pháp lý, ngành hàng, số điện – nước, mức phí, lịch sử thanh toán, vi phạm, phản hồi, yêu cầu hỗ trợ. Khi dữ liệu này nằm rải rác ở tủ hồ sơ giấy, các file cá nhân hoặc nhiều ứng dụng không đồng bộ, ban quản lý gần như không thể có “bức tranh toàn cảnh” để ra quyết định. Việc truy xuất tài liệu khi cần – ví dụ lúc giải quyết khiếu nại – trở nên chậm chạp; mất thông tin khi nhân sự thay đổi cũng là rủi ro thường trực.

Ở khía cạnh điều hành, thiếu một “nguồn sự thật duy nhất” khiến báo cáo tổng hợp theo ngày/tuần/tháng kém tin cậy. Lãnh đạo muốn biết tỷ lệ kiot trống, tỷ lệ thu đúng hạn, thời gian nợ hay phân tích theo khu – ngành hàng – nhân viên phụ trách… đều phải chờ tổng hợp thủ công. Khi không đo được, không thể quản lý; khi không nhìn thấy xu hướng, rất khó tối ưu.

5. Chậm chuyển đổi số – rào cản phát triển của quản lý chợ truyền thống

Nhiều ban quản lý đã nhận ra nhu cầu số hóa trong quản lý chợ truyền thống, song thực thi lại vướng ở “tam giác”: con người – quy trình – công nghệ. Công cụ có thể được mua sắm nhưng nếu quy trình chưa chuẩn hóa, dữ liệu đầu vào không sạch, thói quen làm việc vẫn là “giấy bút – Zalo – Excel” thì dự án số hóa dễ dừng ở mức… nhập liệu tượng trưng.

Mặt khác, thay đổi luôn đi kèm kháng cự. Nhân sự lớn tuổi ngại công nghệ; tiểu thương bận bán hàng, khó dành thời gian học quy trình mới; quy định nội bộ chưa gắn trách nhiệm – quyền lợi với việc tuân thủ hệ thống; không có bộ chỉ số (KPI) đo lường hiệu quả sau chuyển đổi. Kết quả là một vòng lặp: thử – vướng – bỏ, khiến niềm tin vào chuyển đổi số suy giảm, dù vấn đề cốt lõi không nằm ở bản thân công nghệ mà ở cách triển khai.

PHẦN II – 5 giải pháp khả thi để nâng tầm quản lý chợ truyền thống

Giải pháp 1: Chuẩn hóa – số hóa toàn bộ quy trình thu phí, minh bạch dòng tiền theo thời gian thực

Điểm khởi đầu bền vững là chuẩn hóa danh mục phí (định nghĩa, chu kỳ, đối tượng áp dụng, điều kiện miễn giảm), ban hành quy trình thu – nhắc – đối soát thống nhất, rồi số hóa toàn bộ trên một hệ thống duy nhất. Mục tiêu là “thu đúng – thu đủ – thu kịp thời – chứng từ rõ ràng”.

Về triển khai, ban quản lý cần thiết kế biểu mẫu phí theo từng loại kiot/ngành hàng, thiết lập lịch thu định kỳ, cấu hình các kịch bản nhắc nợ tự động. Thanh toán không tiền mặt phải trở thành kênh chủ đạo: mã QR chuẩn, chuyển khoản nhanh, đối soát tự động theo từng hợp đồng/kiot. Khi tiền vào thẳng tài khoản đơn vị vận hành và giao dịch gắn mã tham chiếu rõ ràng, rủi ro thất thoát tiền mặt gần như bị loại bỏ.

Báo cáo quản trị cần sẵn sàng theo thời gian thực: doanh thu theo ngày/khu/nhân sự, tỷ lệ thu đúng hạn, thời gian nợ, các khoản chậm, dự báo dòng tiền. Khi lãnh đạo có bảng điều khiển (dashboard) tin cậy để “nhìn – nghĩ – làm” trong cùng một ngày, quyết định điều hành sẽ nhanh và chính xác hơn rất nhiều.

Giải pháp 2: Số hóa bản đồ mặt bằng, quản lý hợp đồng điện tử, công khai chính sách phân bổ

Để chấm dứt tình trạng “mù thông tin” về mặt bằng, cần bản đồ điện tử của chợ: một sơ đồ tương tác hiển thị trạng thái từng kiot/sạp (trống/đang thuê/sắp hết hạn), diện tích, giá thuê, ảnh hiện trạng, ràng buộc pháp lý. Mọi giao dịch thay đổi trạng thái phải được ghi nhận theo thời gian thực và gắn với hồ sơ điện tử của tiểu thương.

Hợp đồng chuyển sang dạng điện tử với mẫu chuẩn, chữ ký số, nhắc gia hạn tự động trước hạn; điều khoản về sang nhượng, cho thuê lại, ngành hàng… được quản trị bằng quy tắc thay vì “nhớ tay”. Chính sách phân bổ – giá thuê nên được công khai minh bạch theo nguyên tắc định giá dựa trên vị trí – lưu lượng – tiện ích, giúp giảm tranh cãi, đồng thời tối ưu “giá trị trên mét vuông” của chợ.

Công cụ phù hợp sẽ giúp ban quản lý trả lời tức thời các câu hỏi quan trọng: chúng ta còn bao nhiêu kiot trống? khu nào có tỷ lệ trống cao bất thường? hợp đồng nào sắp hết hạn trong 30/60/90 ngày tới? khu nào đang cho thuê dưới mức giá chuẩn? Những câu trả lời đó là nền tảng để tăng hệ số sử dụng mặt bằng và tối ưu doanh thu.

Giải pháp 3: Quản trị an ninh – PCCC dựa trên rủi ro, có dữ liệu chứng minh tuân thủ

Hiệu quả của an ninh – PCCC đến từ cả phòng ngừa lẫn chứng minh tuân thủ. Ban quản lý cần lập bản đồ rủi ro theo khu: phân loại ngành hàng dễ cháy, điểm nối điện, lối thoát hiểm, vị trí bình chữa cháy; thiết lập lịch kiểm tra định kỳ cho từng hạng mục và lưu nhật ký điện tử kèm ảnh/video. Hệ thống cần tạo cảnh báo khi một đầu việc đến hạn mà chưa hoàn thành, hoặc khi phát hiện bất thường.

Về phòng ngừa, nên kết hợp camera giám sát, cảm biến khói/nhiệt ở khu rủi ro cao, cơ chế phát hiện – cảnh báo – phản ứng nhanh; tổ chức diễn tập định kỳ có biên bản, checklist; đào tạo tiểu thương theo ngành hàng, lồng ghép tuyên truyền qua kênh số (OA, nhóm cộng đồng). Ở khía cạnh pháp lý, hồ sơ số hóa giúp “làm đúng và chứng minh được là đúng”: khi có thanh kiểm tra, mọi bằng chứng tuân thủ đã sẵn sàng, giảm đáng kể rủi ro pháp lý và thời gian xử lý.

Giải pháp 4: Hồ sơ 360° cho tiểu thương – nền tảng dữ liệu trong quản lý chợ truyền thống

Muốn quản trị tốt, phải có dữ liệu tốt. Mỗi tiểu thương cần một hồ sơ 360° gồm thông tin pháp lý, hợp đồng, lịch sử thanh toán, vi phạm – khen thưởng, yêu cầu hỗ trợ, lịch tương tác. Tất cả nằm trong một hệ thống duy nhất, có phân quyền chặt chẽ, tránh trùng lặp.

Khi dữ liệu đã tập trung, ban quản lý có thể áp dụng bộ chỉ số KPI thiết thực: tỷ lệ thu đúng hạn theo khu/nhân sự, vòng quay kiot, thời gian trung bình xử lý yêu cầu, % hồ sơ đầy đủ, chỉ số hài lòng của tiểu thương (qua khảo sát định kỳ). Quan trọng không kém là chuẩn dữ liệu đầu vào: danh mục ngành hàng, loại phí, mã kiot, chuẩn đặt tên hồ sơ… Nếu dữ liệu đầu vào sạch, báo cáo mới đáng tin cậy; khi báo cáo đáng tin cậy, tối ưu vận hành mới có căn cứ.

Giải pháp 5: Lộ trình chuyển đổi số 3 giai đoạn, gắn trách nhiệm – quyền lợi – đào tạo

Chuyển đổi số không phải “mua phần mềm là xong”, mà là hành trình thay đổi tổ chức. Một lộ trình khả thi thường đi qua ba giai đoạn:

• Giai đoạn 1 – Chuẩn hóa & kỷ luật hệ thống: ban hành quy trình chuẩn cho thu phí, hợp đồng, PCCC; quyết định “một hệ thống – một nguồn dữ liệu”; phân quyền và trách nhiệm rõ ràng; dọn sạch dữ liệu nền.

• Giai đoạn 2 – Số hóa – Tự động hóa: triển khai hệ thống quản lý chợ, kích hoạt thanh toán không tiền mặt, bản đồ mặt bằng điện tử, hợp đồng số, nhắc nợ – nhắc hạn tự động; chuẩn hóa báo cáo quản trị theo thời gian thực.

• Giai đoạn 3 – Tối ưu – Mở rộng: áp dụng KPI, dashboard cho lãnh đạo; phân tích dữ liệu để điều chỉnh giá thuê theo vị trí – mùa vụ; mở rộng tích hợp (kế toán, hóa đơn điện tử, cổng dịch vụ công); truyền thông hình ảnh “chợ văn minh – an toàn – minh bạch”.

Để lộ trình vận hành trơn tru, cần có chương trình đào tạo theo vai trò (tài chính – hợp đồng – vận hành – an ninh), tài liệu hướng dẫn ngắn gọn dạng video/ảnh chụp màn hình, và cơ chế khuyến khích: ai tuân thủ tốt quy trình – dữ liệu tốt – KPI tốt thì được ghi nhận. Đồng thời, truyền thông nội bộ – ngoại bộ phải nhất quán: tiểu thương hiểu lợi ích khi làm đúng quy trình (nhận thông báo rõ ràng, thanh toán nhanh, ít tranh chấp); cộng đồng nhìn thấy hình ảnh chợ chuyển mình theo hướng văn minh.

Kết luận

Có thể thấy, quản lý chợ truyền thống không hề đơn giản khi cùng lúc phải đối diện với nhiều thách thức về thu phí, mặt bằng, an ninh, dữ liệu và chuyển đổi số. Tuy nhiên, nếu biết tận dụng công nghệ và chuẩn hóa quy trình, ban quản lý hoàn toàn có thể biến những khó khăn này thành cơ hội, vận hành minh bạch và hiệu quả hơn.

Bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý chợ truyền thống minh bạch, hiện đại và hiệu quả hơn? Hãy trải nghiệm ngay phần mềm quản lý chợ VMarket – công cụ số hóa toàn diện giúp Ban quản lý tiết kiệm thời gian, tối ưu nguồn thu và nâng cao uy tín.

Đăng ký sử dụng thử miễn phí tại đây nhé!