Việc chuẩn bị đúng hồ sơ kê khai thuế và thực hiện thông báo doanh thu là nghĩa vụ quan trọng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Tuy nhiên, tùy theo mức doanh thu, phương pháp tính thuế và từng trường hợp phát sinh thực tế, thành phần hồ sơ cần nộp sẽ không giống nhau.
Theo Điều 4 Thông tư 18/2026/TT-BTC, quy định về hồ sơ kê khai thuế và thông báo doanh thu đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã được hướng dẫn tương đối cụ thể. Dưới đây VMarket đã tổng hợp, diễn giải lại theo cách dễ hiểu hơn để người kinh doanh dễ theo dõi và áp dụng.
1. Hồ sơ kê khai thuế hộ kinh doanh và thông báo doanh thu
Tùy từng trường hợp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sẽ phải sử dụng biểu mẫu khác nhau khi thực hiện nghĩa vụ với cơ quan thuế. Dưới đây là các trường hợp cụ thể cần lưu ý.
1.1. Hồ sơ kê khai thuế trong trường hợp doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm
Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện không phải nộp thuế giá trị gia tăng và không phải nộp thuế thu nhập cá nhân, bao gồm cả trường hợp mới bắt đầu hoạt động kinh doanh, vẫn phải thông báo doanh thu thực tế phát sinh trong năm và kê khai các loại thuế khác nếu có.
Trong trường hợp này, hồ sơ kê khai thuế được thực hiện theo Mẫu số 01/TKN-CNKD
Như vậy, dù không phát sinh nghĩa vụ nộp thuế GTGT và thuế TNCN, người kinh doanh vẫn phải thực hiện đúng thủ tục thông báo doanh thu theo mẫu quy định.
1.2. Trường hợp nộp thuế theo doanh thu
Với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện nộp thuế thu nhập cá nhân theo phương pháp lấy thuế suất nhân với doanh thu tính thuế, hồ sơ áp dụng cho thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và các loại thuế khác là Tờ khai theo Mẫu số 01/CNKD
Đây là trường hợp kê khai phổ biến đối với nhóm hộ kinh doanh thực hiện tính thuế trực tiếp trên doanh thu.
1.3. Hồ sơ kê khai thuế trong trường hợp nộp thuế theo thu nhập
Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện nộp thuế thu nhập cá nhân theo phương pháp thu nhập tính thuế nhân với thuế suất, hồ sơ kê khai thuế sẽ được tách thành hồ sơ kê khai trong năm và hồ sơ quyết toán thuế cuối năm.
Hồ sơ kê khai trong năm gồm:
-
Tờ khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và các loại thuế khác theo Mẫu số 01/CNKD
Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân gồm:
-
Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo Mẫu số 02/CNKD-TNCN-QTT
Có thể thấy, với phương pháp tính thuế theo thu nhập, người nộp thuế không chỉ kê khai định kỳ mà còn phải thực hiện quyết toán vào cuối năm theo đúng mẫu biểu.
1.4. Trường hợp doanh thu năm 2025 dưới 500 triệu đồng, thực hiện thông báo doanh thu năm 2026
Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc phương pháp kê khai trong năm 2025 và có doanh thu từ 500 triệu đồng trở xuống, thì trong năm 2026 sẽ thực hiện thông báo doanh thu theo quy định.
Trong trường hợp này, hồ sơ cần gửi bao gồm: Thông báo số tài khoản hoặc số hiệu ví điện tử theo Mẫu số 01/BK-STK
Thời hạn gửi chậm nhất là ngày 20/4/2026.
1.5. Trường hợp doanh thu năm 2025 trên 500 triệu đồng, thực hiện kê khai năm 2026
Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc phương pháp kê khai trong năm 2025 và có doanh thu trên 500 triệu đồng thì trong năm 2026 phải thực hiện kê khai, nộp thuế theo quy định.
Khi đó, người nộp thuế cần gửi:
-
Thông báo số tài khoản hoặc số hiệu ví điện tử theo Mẫu số 01/BK-STK
-
Tờ khai thuế đầu tiên của năm 2026
Như vậy, với nhóm có doanh thu trên 500 triệu đồng, nghĩa vụ thuế trong năm 2026 không còn dừng ở việc thông báo doanh thu mà đã chuyển sang kê khai và nộp thuế theo quy định.
1.6. Trường hợp mới ra kinh doanh
Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới bắt đầu hoạt động, ngoài thông báo doanh thu hoặc tờ khai thuế đầu tiên, còn phải gửi thêm thông báo về số tài khoản ngân hàng hoặc số hiệu ví điện tử sử dụng trong hoạt động kinh doanh.
Cụ thể, hồ sơ cần chuẩn bị gồm:
-
Thông báo số tài khoản hoặc số hiệu ví điện tử theo Mẫu số 01/BK-STK
-
Kèm theo thông báo doanh thu hoặc tờ khai thuế đầu tiên của năm 2026
Ngoài ra, nếu trong quá trình hoạt động có thay đổi về số tài khoản ngân hàng hoặc số hiệu ví điện tử, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cũng phải thông báo lại cho cơ quan thuế theo đúng quy định của pháp luật quản lý thuế.
1.7. Hồ sơ kê khai thuế trong trường hợp khấu trừ, khai thuế thay, nộp thuế thay
Đối với trường hợp tổ chức, cá nhân thực hiện khấu trừ, khai thuế thay và nộp thuế thay cho hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, hồ sơ kê khai thuế được xác định theo từng nhóm cụ thể.
Đối với tổ chức khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân hợp tác kinh doanh với tổ chức, hồ sơ gồm:
-
Tờ khai theo Mẫu số 01/TCKT
-
Phụ lục bảng kê chi tiết hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Mẫu số 01/BK-KTHTKD
Đối với tổ chức khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê bất động sản, trừ hoạt động kinh doanh lưu trú, hồ sơ gồm:
-
Tờ khai theo Mẫu số 01/TCKT
-
Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân cho thuê bất động sản theo Mẫu số 02/BK-KTBĐS
Đối với doanh nghiệp xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp trả tiền hoa hồng cho cá nhân trực tiếp ký hợp đồng làm đại lý bán đúng giá; hoặc doanh nghiệp bảo hiểm trả phí tích lũy bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác, hồ sơ gồm:
-
Tờ khai theo Mẫu số 01/XSBHĐC
-
Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân có phát sinh doanh thu từ hoạt động đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, bán hàng đa cấp theo Mẫu số 01/BK-XSBHĐC
Phụ lục này được gửi kèm theo tờ khai thuế của tháng hoặc quý cuối cùng trong năm tính thuế.
1.8. Trường hợp làm đại lý xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp
Đối với cá nhân trực tiếp ký hợp đồng làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp hoặc có hoạt động kinh doanh khác mà trong năm chưa được khấu trừ, nộp thuế, thì phải thực hiện kê khai thuế năm.
Mẫu áp dụng trong trường hợp này là:
-
Tờ khai thuế năm theo Mẫu số 01/TKN-CNKD
Đây là căn cứ để cá nhân thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai đối với phần doanh thu chưa được khấu trừ hoặc nộp thuế trong năm.
1.9. Hồ sơ kê khai thuế trong trường hợp cho thuê bất động sản
Đối với cá nhân cho thuê bất động sản trực tiếp kê khai thuế với cơ quan thuế, thành phần hồ sơ kê khai thuế được áp dụng riêng cho loại hình này.
Người nộp thuế cần chuẩn bị:
-
Tờ khai thuế đối với hoạt động cho thuê bất động sản theo Mẫu số 01/BĐS
-
Phụ lục bảng kê chi tiết bất động sản theo Mẫu số 01/BK-BĐS
Đây là nhóm hồ sơ thường gặp với cá nhân cho thuê nhà, cho thuê phòng trọ hoặc cho thuê các tài sản gắn liền với đất.
2. Thời hạn kê khai thuế, thông báo doanh thu
Bên cạnh việc xác định đúng loại hồ sơ kê khai thuế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cũng cần chú ý đến thời hạn nộp hồ sơ theo quy định tại Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP.
2.1. Trường hợp doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm
Đối với trường hợp doanh thu dưới 500 triệu đồng mỗi năm, người nộp thuế phải thông báo doanh thu thực tế phát sinh trong năm với cơ quan thuế chậm nhất vào ngày 31/01 của năm dương lịch tiếp theo.
2.2. Trường hợp doanh thu trên 500 triệu đồng/năm
Đối với trường hợp doanh thu trên 500 triệu đồng mỗi năm, việc khai thuế và nộp thuế được thực hiện kể từ quý phát sinh doanh thu vượt ngưỡng này.
Thời hạn nộp hồ sơ được xác định như sau:
-
Nếu doanh thu năm dưới 50 tỷ đồng, thực hiện khai thuế theo quý, thời hạn nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo
-
Nếu doanh thu năm trên 50 tỷ đồng, thực hiện khai thuế theo tháng, thời hạn nộp chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế
Ngoài ra, cần lưu ý rằng trường hợp khai thuế theo tháng thì hồ sơ khai thuế của tháng 01, tháng 02 và tháng 03 năm 2026 phải gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất vào ngày 20/4/2026 theo khoản 1 Điều 18.
Kết luận
Trên đây là những nội dung quan trọng về hồ sơ kê khai thuế và thông báo doanh thu đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định mới nhất. Việc xác định đúng trường hợp áp dụng, sử dụng đúng biểu mẫu và nộp đúng thời hạn sẽ giúp người nộp thuế hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.
Trong thực tế, mỗi hộ kinh doanh có thể thuộc một phương thức kê khai khác nhau tùy vào mức doanh thu và loại hình hoạt động. Vì vậy, việc rà soát kỹ tình trạng kinh doanh của mình để chuẩn bị đúng hồ sơ ngay từ đầu là điều cần thiết, giúp tránh mất thời gian chỉnh sửa hoặc bổ sung về sau.
