5 Sai lầm của Ban quản lý chợ khiến doanh thu “bốc hơi”

Dù đã có nhiều kinh nghiệm vận hành, không ít Ban quản lý chợ vẫn mắc phải những sai lầm trong quy trình thu – chi và giám sát hoạt động hằng ngày. Từ việc thu phí thủ công, ghi chép rời rạc cho đến thiếu đối soát dữ liệu, các sai sót tưởng chừng nhỏ này lại khiến dòng tiền thất thoát âm thầm, làm chợ vận hành kém hiệu quả và thiếu minh bạch. Trong bài viết này, VMarket sẽ phân tích 5 sai lầm của Ban quản lý chợ thường gặp nhất, đồng thời chia sẻ giải pháp thực tế giúp khắc phục triệt để – để mỗi khu chợ vận hành hiệu quả, minh bạch và chuyên nghiệp hơn.

1. Sai lầm của Ban quản lý 1: Thu phí thủ công – lỗ hổng lớn khiến dòng tiền thất thoát

1.1. Thực trạng: Thu tiền mặt, ghi sổ tay – tiện trước, rủi ro sau

Một trong những sai lầm của ban quản lý phổ biến nhất hiện nay là vẫn thu phí theo cách truyền thống: thu tiền mặt, ghi tay, cộng sổ cuối ngày. Cách làm này tuy quen thuộc nhưng lại là nguyên nhân chính khiến dòng tiền thất thoát.

Các khoản phí – từ tiền sạp, điện nước đến vệ sinh, an ninh – đều được thu thủ công, dẫn đến:

• Sai lệch số liệu: ghi thiếu hoặc nhầm một dòng là lệch cả bảng thu.

• Khó đối soát: không có dữ liệu điện tử để kiểm tra khi có tranh chấp.

• Phụ thuộc con người: thay ca hoặc nghỉ việc dễ sai sót.

• Nguy cơ thất thoát: tiền mặt chưa nộp ngay, lệch giữa “thực thu” và “sổ thu”.

Khảo sát tại hơn 30 chợ hạng II cho thấy, 80% Ban quản lý vẫn thu tiền thủ công và 60% từng gặp sai lệch số liệu, cho thấy rủi ro thất thoát vẫn tồn tại dai dẳng trong mô hình quản lý cũ.

1.2. Giải pháp: Số hóa quy trình thu phí – kiểm soát 100% dòng tiền

Để hạn chế rủi ro, Ban quản lý cần chuyển từ mô hình thu phí thủ công sang hình thức thu phí điện tử, giúp toàn bộ dòng tiền được ghi nhận và đối soát tự động.

Một quy trình hiện đại có thể bao gồm các bước:

1. Lập hóa đơn thu phí điện tử cho từng thương nhân theo chu kỳ.

2. Gửi thông báo hóa đơn qua các kênh điện tử như ứng dụng, Zalo hoặc tin nhắn, giúp thương nhân dễ tiếp cận.

3. Đính kèm mã QR động trên mỗi hóa đơn, thương nhân chỉ cần quét là hiển thị sẵn thông tin chuyển khoản.

4. Sau khi thanh toán, hệ thống tự xác nhận đã thu, sinh phiếu thu và cập nhật trạng thái thanh toán, giúp Ban quản lý và thương nhân cùng kiểm soát.

Với quy trình này, việc thu phí không còn phụ thuộc vào nhân sự đi thu hay sổ giấy, mà toàn bộ giao dịch được lưu trữ, đối soát và báo cáo tập trung.
Nhiều mô hình chợ hiện nay đã bắt đầu triển khai giải pháp này, trong đó có VMarket – phần mềm quản lý chợ hỗ trợ tự động hóa quy trình thu phí, giúp Ban quản lý tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tăng tính minh bạch trong vận hành.

2. Sai lầm của ban quản lý 2: Ghi chép rời rạc – mất kiểm soát dữ liệu và doanh thu

2.1. Thực trạng: Hệ thống sổ sách rời rạc khiến dữ liệu “đứt gãy”

Một sai lầm của ban quản lý phổ biến không kém là vẫn ghi chép thủ công hoặc quản lý bằng nhiều file Excel tách biệt.
Ở bề ngoài, mọi thứ vẫn có vẻ “ổn” – mỗi bộ phận đều có sổ theo dõi riêng: thu phí sạp, thu điện nước, thu vệ sinh, thu thuê kho…
Nhưng khi nhìn sâu hơn, toàn bộ hệ thống lại thiếu liên kết, thiếu tính tổng hợp và minh bạch.

Hệ quả là:

• Dữ liệu của từng bộ phận không đồng bộ, dẫn đến trùng, sai hoặc bỏ sót thông tin thương nhân.

• Khi cần lập báo cáo tổng hợp, phải gom thủ công từ nhiều nguồn, tốn hàng giờ đối chiếu.

• Nếu có sai lệch, không ai xác định được nguồn gốc lỗi nằm ở đâu.

• Thay đổi nhân sự phụ trách = mất dữ liệu, vì hồ sơ lưu trên máy cá nhân hoặc sổ riêng.

Khi dữ liệu không thống nhất, Ban quản lý không thể biết chính xác tổng thu, công nợ, hoặc tình trạng từng sạp. Điều này khiến việc ra quyết định trở nên bị động và tiềm ẩn rủi ro thất thoát tài chính theo thời gian.

2.2. Giải pháp: Chuẩn hóa dữ liệu và quản lý tập trung trên phần mềm

Để khắc phục tình trạng này, Ban quản lý cần chuẩn hóa toàn bộ dữ liệu hoạt động và xây dựng một hệ thống lưu trữ tập trung, nơi mọi thông tin được cập nhật theo thời gian thực và có cơ chế phân quyền rõ ràng.

Một số nguyên tắc quan trọng:

1. Thiết lập mã định danh cho từng sạp và thương nhân để tránh trùng dữ liệu.

2. Số hóa toàn bộ hồ sơ thu phí, hợp đồng, công nợ, lịch sử giao dịch.

3. Phân quyền truy cập theo vai trò: thu phí, kế toán, lãnh đạo – mỗi bên có phạm vi thao tác riêng.

4. Đồng bộ hóa dữ liệu định kỳ: mọi thay đổi phải được cập nhật tự động để đảm bảo tính chính xác.

5. Lưu trữ đám mây hoặc máy chủ nội bộ có sao lưu: tránh mất dữ liệu khi thay đổi nhân sự hoặc thiết bị.

Khi dữ liệu được tập trung, Ban quản lý có thể xem toàn bộ tình hình thu – chi, công nợ, và trạng thái sạp trống chỉ trong vài thao tác, thay vì tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn.
Điều này giúp hoạt động quản lý trở nên minh bạch, nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn, đồng thời hỗ trợ ra quyết định chính xác dựa trên số liệu thật.

Hiện nay, nhiều Ban quản lý chợ đã bắt đầu triển khai phần mềm quản lý tổng thể như VMarket, cho phép lưu trữ tập trung, đồng bộ tự động và xuất báo cáo tức thì – giúp giảm sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

Xem thêm: 5 Thách Thức Trong Quản Lý Chợ Truyền Thống Và Giải Pháp

3. Sai lầm của Ban quản lý 3: Không có quy trình đối soát định kỳ – thất thoát tích tụ âm thầm

3.1. Thực trạng: Kiểm tra hình thức, đối soát “đến hẹn lại quên”

Một sai lầm của ban quản lý phổ biến nhưng ít khi được nhận ra là thiếu quy trình đối soát định kỳ và minh bạch.
Nhiều khu chợ vẫn duy trì thói quen kiểm tra sổ sách theo cảm tính — thường là vào cuối tháng hoặc khi có vấn đề phát sinh. Trong khi đó, các khoản thu – chi diễn ra mỗi ngày, và chỉ cần một sai lệch nhỏ không được ghi nhận, thất thoát sẽ âm thầm tích tụ qua từng kỳ.

Hệ quả thường thấy:

• Số liệu thu phí và nộp tiền không khớp, nhưng không xác định được nguyên nhân.

• Tiền mặt thu được chậm nộp, dễ dẫn đến chênh lệch giữa thực thu và sổ ghi.

• Không có báo cáo đối soát chuẩn, khiến lãnh đạo không kiểm soát được tình hình tài chính thực tế.

Khi việc kiểm tra chỉ làm “cho có”, mọi sai sót nhỏ sẽ bị bỏ qua, và đến khi tổng hợp báo cáo cuối kỳ, chênh lệch vài phần trăm có thể trở thành con số hàng chục triệu đồng mà không ai chịu trách nhiệm rõ ràng.

3.2. Giải pháp: Thiết lập quy trình đối soát minh bạch và định kỳ

Để ngăn thất thoát và đảm bảo dòng tiền được kiểm soát chặt chẽ, Ban quản lý cần xây dựng quy trình đối soát định kỳ rõ ràng – có người phụ trách, có thời điểm cụ thể và có biên bản lưu lại.

Một quy trình đối soát hiệu quả nên bao gồm:

1. Đối chiếu theo chu kỳ ngắn (hằng ngày hoặc hằng tuần): so sánh giữa sổ thu phí, chứng từ và số tiền thực nộp.

2. Phân quyền rõ ràng: người thu, người kiểm, người duyệt — mỗi bên đều có vai trò xác nhận riêng, tránh nhập nhằng trách nhiệm.

3. Lưu trữ dữ liệu đối soát: dù dùng sổ hoặc phần mềm, tất cả biên bản cần được lưu để tra cứu khi cần.

4. Tự động hóa bước kiểm tra (nếu có điều kiện): thiết lập công cụ tính chênh lệch hoặc cảnh báo khi phát hiện sai số.

Khi quy trình được thực hiện đều đặn, Ban quản lý sẽ chủ động phát hiện sai lệch sớm, không để tồn đọng đến cuối kỳ.
Quan trọng hơn, việc có quy trình đối soát chuẩn cũng giúp nâng cao tính minh bạch nội bộ, tăng niềm tin của tiểu thương và đảm bảo hoạt động tài chính của chợ được quản trị đúng chuẩn.

4. Sai lầm của Ban quản lý 4: Không theo dõi chặt công nợ và tình trạng sạp – thất thu âm thầm

4.1. Thực trạng: Nợ phí kéo dài, sạp trống không được khai thác

Một sai lầm của ban quản lý phổ biến trong vận hành chợ là không có quy trình theo dõi công nợ và tình trạng sạp cụ thể.
Phần lớn các chợ vẫn quản lý bằng sổ hoặc bảng Excel thủ công, không cập nhật thường xuyên, dẫn đến tình trạng:

• Nhiều thương nhân nợ phí 2–3 kỳ mà không bị nhắc.

• Sạp trống chưa được ghi nhận kịp thời để cho thuê mới.

• Hợp đồng hết hạn nhưng không được gia hạn đúng lúc, khiến thất thu trong thời gian chờ.

Khi không có danh sách công nợ và sạp trống cập nhật liên tục, Ban quản lý không thể ước tính chính xác dòng thu thực tế, và việc thu hồi nợ thường chỉ diễn ra khi tổng hợp cuối kỳ — lúc đó đã quá muộn.

4.2. Giải pháp: Thiết lập quy trình theo dõi công nợ và cập nhật tình trạng sạp

Để giảm thất thu, Ban quản lý cần thiết lập quy trình quản lý công nợ và sạp hoạt động theo thời gian thực.
Một hệ thống quản lý tốt cần có:

1. Danh sách công nợ cập nhật thường xuyên: theo dõi số tiền còn nợ, thời gian nợ, kỳ thu gần nhất.

2. Cảnh báo tự động hoặc nhắc lịch thu phí: nhắc thương nhân khi gần đến kỳ thanh toán.

3. Báo cáo sạp trống – sạp hoạt động: giúp Ban quản lý có kế hoạch cho thuê và tối ưu diện tích.

4. Ghi nhận trạng thái hợp đồng: khi sắp hết hạn, hệ thống cảnh báo để gia hạn hoặc tái ký.

Nếu có điều kiện, Ban quản lý có thể ứng dụng phần mềm quản lý hỗ trợ tính năng theo dõi công nợ, ví dụ như VMarket, giúp tự động cập nhật các khoản đã thu, còn nợ, đồng thời gửi nhắc nhở đến thương nhân và báo cáo tức thì cho Ban quản lý.

Xem thêm: Quy định quản lý chợ theo Nghị định 60/2024/NĐ-CP

5. Sai lầm của Ban quản lý 5: Thiếu minh bạch trong thu – chi khiến thương nhân mất niềm tin

5.1. Thực trạng: Khi người nộp không rõ, người thu cũng khó giải trình

Một sai lầm của ban quản lý thường bị đánh giá thấp nhưng tác động lâu dài là thiếu minh bạch trong quá trình thu – chi và công khai tài chính.
Ở nhiều chợ, thương nhân vẫn phải nộp phí mà không biết rõ:

• Mình đang nộp cho khoản nào, kỳ nào.

• Tiền đã được ghi nhận hay chưa.

• Khiếu nại hoặc sai sót thì liên hệ ai để được xử lý.

Trong khi đó, Ban quản lý cũng gặp khó khi giải trình vì không có chứng từ điện tử hay lịch sử giao dịch rõ ràng.
Việc “nộp xong là xong” khiến mối quan hệ giữa Ban quản lý và thương nhân thiếu niềm tin và tính hợp tác, nhất là khi xảy ra sự cố: ghi nhầm, mất phiếu, hoặc thu trùng.

Tình trạng thiếu minh bạch này không chỉ ảnh hưởng tới uy tín của Ban quản lý mà còn tác động đến tỷ lệ nộp phí đúng hạn. Khi thương nhân nghi ngờ tính rõ ràng, họ thường chậm nộp, yêu cầu xác minh hoặc trì hoãn thanh toán.
Về lâu dài, sự thiếu tin tưởng này làm suy yếu cả hệ thống vận hành của chợ.

5.2. Giải pháp: Minh bạch hóa quy trình thu – chi, tăng tính công khai và đối soát

Để lấy lại niềm tin của thương nhân và đảm bảo vận hành bền vững, Ban quản lý cần thiết lập quy trình minh bạch trong từng giao dịch.
Điều này không chỉ giúp dễ kiểm soát tài chính mà còn tạo hình ảnh chuyên nghiệp, hiện đại cho toàn bộ khu chợ.

Một số nguyên tắc quan trọng gồm:

1. Ghi nhận và lưu vết mọi khoản thu: dù thu trực tiếp hay chuyển khoản, đều có chứng từ hoặc phiếu xác nhận rõ ràng.

2. Thông báo kịp thời: khi thương nhân nộp phí, cần có hình thức xác nhận ngay – qua biên lai, tin nhắn, hoặc thông báo điện tử.

3. Công khai biểu phí và quy trình thu: niêm yết rõ ràng để mọi người đều nắm được thông tin chính thức.

4. Đối soát định kỳ và có bên thứ ba giám sát: giúp bảo đảm tính khách quan, đặc biệt với các khoản thu – chi lớn.

5. Ứng dụng công nghệ để minh bạch hóa: lưu trữ lịch sử giao dịch, tự động xác nhận và gửi thông báo song song cho cả hai bên.

Việc ứng dụng phần mềm quản lý có thể giúp Ban quản lý minh bạch hóa toàn bộ quá trình: hóa đơn gửi cho thương nhân có mã giao dịch riêng, khi thanh toán xong hệ thống tự ghi nhận và gửi thông báo xác nhận.
Các công cụ như VMarket hiện đã hỗ trợ hình thức này, giúp mọi bên đều có thể theo dõi trạng thái thu – chi theo thời gian thực, giảm khiếu nại và tăng niềm tin.

Xem thêm: Lợi ích của việc áp dụng phần mềm quản lý chợ trong thời đại số

Kết luận 

Những sai lầm của Ban quản lý chợ không phải điều hiếm gặp, mà là hệ quả tự nhiên của cách làm cũ: quen tay, thủ công và thiếu công cụ hỗ trợ. Nhưng điều đáng nói không phải là lỗi ở đâu, mà là cách mỗi Ban quản lý chọn thay đổi. Bởi chỉ cần điều chỉnh từng bước – từ minh bạch hóa quy trình thu phí, chuẩn hóa dữ liệu, đến thiết lập quy trình đối soát rõ ràng – dòng tiền của chợ sẽ được kiểm soát chặt chẽ, thông suốt và công bằng hơn.

Khi công nghệ được ứng dụng đúng cách, Ban quản lý không còn phải lo thất thoát, thương nhân không còn nghi ngờ, và chợ vận hành như một hệ thống chuyên nghiệp, minh bạch và đáng tin cậy. Đó chính là mục tiêu mà các nền tảng quản lý hiện đại như VMarket đang hướng tới – giúp mỗi khu chợ chuyển mình vững vàng trong thời đại số.