Mẫu phiếu thu, biên lai thu tiền kiot, sạp chợ

Khi cho thuê kiot hoặc sạp chợ, nhiều chủ cho thuê thường chỉ viết tay một tờ giấy nhận tiền rất sơ sài. Cách làm này có thể tiện lúc đầu, nhưng về sau lại dễ phát sinh tranh chấp về số tiền đã thu, kỳ thanh toán, tiền cọc, tiền điện nước hoặc công nợ còn thiếu. Vì vậy, việc chuẩn bị sẵn biên lai thu tiền kiot hoặc phiếu thu rõ ràng là bước nhỏ nhưng rất quan trọng để quản lý dòng tiền chặt chẽ hơn.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khi nào nên dùng phiếu thu, cách viết biên lai thu tiền kiot sao cho chặt chẽ, và cung cấp sẵn mẫu tham khảo để có thể dùng ngay.

1. Biên lai thu tiền kiot là gì?

Hiểu đơn giản, biên lai thu tiền kiot là giấy xác nhận bên cho thuê đã nhận tiền từ bên thuê đối với các khoản như tiền thuê sạp, tiền thuê kiot, tiền cọc, tiền điện nước, phí vệ sinh, phí quản lý hoặc các khoản phát sinh khác. Về mặt quản lý thực tế, giấy này giúp hai bên đối chiếu công nợ, xác nhận thời điểm thanh toán và hạn chế tranh cãi về sau.

Nếu bên cho thuê là doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có tổ chức sổ sách, chứng từ bài bản, nên ưu tiên dùng phiếu thu theo mẫu chứng từ kế toán. Thông tư 200 quy định mẫu phiếu thu tiền mặt là Mẫu số 01-TT, và khi thu, chi tiền cần có chứng từ cùng chữ ký theo chức danh trên mẫu. Luật Kế toán cũng yêu cầu chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu như tên, số hiệu, ngày lập, thông tin đơn vị/cá nhân liên quan, nội dung nghiệp vụ tài chính phát sinh và chữ ký theo quy định.

2. Khi nào nên dùng phiếu thu, khi nào nên dùng giấy biên nhận?

Trong thực tế cho thuê sạp chợ, có thể áp dụng theo cách đơn giản sau:

• Trường hợp nên dùng phiếu thu: Phiếu thu phù hợp khi bên cho thuê có hoạt động quản lý thu chi thường xuyên, cần lưu chứng từ đầy đủ, có kế toán hoặc ít nhất muốn kiểm soát công nợ theo từng tháng. Đây là cách phù hợp hơn nếu bạn đang quản lý nhiều kiot, nhiều người thuê hoặc cần đối chiếu sổ sách định kỳ.
• Trường hợp có thể dùng giấy biên nhận: Giấy biên nhận phù hợp với quy mô nhỏ, giao dịch đơn lẻ, ít phát sinh và hai bên chỉ cần một xác nhận ngắn gọn rằng bên thuê đã nộp tiền. Dù dùng mẫu đơn giản, nội dung vẫn nên đủ rõ để tránh tranh chấp.
• Trường hợp phải lưu ý thêm về hóa đơn: Nếu giao dịch thuộc trường hợp phải xuất hóa đơn theo quy định về hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, thì phiếu thu hoặc giấy biên nhận chỉ là chứng từ nội bộ/xác nhận thanh toán, không thay thế hóa đơn. Đây là điểm rất nhiều chủ kiot nhầm lẫn khi quản lý thu tiền thuê.

3. Một biên lai thu tiền kiot cần có những nội dung gì?

Để biên lai thu tiền kiot có giá trị sử dụng tốt trong thực tế, bạn nên thể hiện tối thiểu các nội dung sau:

3.1. Thông tin bên thu tiền

Ghi rõ họ tên hoặc tên đơn vị cho thuê, địa chỉ, số điện thoại. Nếu là ban quản lý chợ hoặc doanh nghiệp khai thác chợ thì ghi đầy đủ tên đơn vị.

3.2. Thông tin bên nộp tiền

Ghi họ tên người thuê, số điện thoại, số CCCD nếu cần, tên kiot hoặc số sạp đang thuê.

3.3. Nội dung thu

Phải ghi rõ thu khoản gì:

• Thu tiền thuê kiot tháng mấy
• Thu tiền cọc
• Thu tiền điện, nước
• Thu phí vệ sinh
• Thu phí quản lý chợ
• Thu bù công nợ cũ

Phần này càng rõ thì càng dễ đối chiếu về sau.

3.4. Số tiền

Nên ghi cả bằng số và bằng chữ. Đây là cách làm phổ biến trong chứng từ thu tiền để hạn chế sửa chữa, nhầm lẫn.

3.5. Thời gian thu

Ghi rõ ngày thu và kỳ thu. Ví dụ: “thu tiền thuê kiot tháng 05/2026” thay vì chỉ ghi “thu tiền thuê”.

3.6. Chứng từ kèm theo nếu có

Nếu khoản thu đi kèm hợp đồng, phụ lục, bảng đối chiếu công nợ hoặc bảng tính điện nước, nên ghi “kèm theo … chứng từ gốc”.

3.7. Chữ ký

Ít nhất nên có chữ ký của:

• người nộp tiền
• người lập phiếu/biên nhận
• người thu tiền

Nếu dùng phiếu thu theo mẫu kế toán đầy đủ thì thường có thêm thủ quỹ, kế toán trưởng, người đại diện có thẩm quyền tùy mô hình áp dụng. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải thực hiện đúng quy định, bằng loại mực không phai và không dùng dấu chữ ký khắc sẵn thay cho ký trực tiếp trong trường hợp pháp luật không cho phép.

Xem thêm: Nội quy chợ gồm những gì? Mẫu nội quy chợ mới nhất

4. Mẫu biên lai thu tiền kiot đơn giản

Dưới đây là mẫu tham khảo theo kiểu dễ dùng, phù hợp với chủ kiot, chủ sạp, ban quản lý chợ hoặc đơn vị thu tiền thuê theo tháng.

Mẫu này phù hợp khi bạn cần một biên lai thu tiền kiot gọn, dễ in, dễ ký và dễ lưu. Nếu quản lý từ vài kiot trở lên, nên đánh số chứng từ liên tục để sau này kiểm tra nhanh hơn.

5. Mẫu phiếu thu tiền kiot theo dạng đầy đủ hơn

Nếu bạn muốn mẫu bài bản hơn để quản lý sổ sách, có thể dùng cấu trúc gần với Mẫu 01-TT phiếu thu trong chế độ kế toán doanh nghiệp.

Về thực hành, bạn có thể lược bớt một số cột như “Nợ/Có” nếu chỉ dùng nội bộ đơn giản, nhưng nếu đơn vị đang theo dõi kế toán đầy đủ thì nên giữ đúng bố cục phiếu thu để thống nhất quản lý. Mẫu phiếu thu 01-TT được hướng dẫn tại Phụ lục 3 ban hành kèm Thông tư 200/2014/TT-BTC.

6. Cách ghi biên lai thu tiền kiot để tránh tranh chấp

Một biên lai thu tiền kiot chỉ thật sự hữu ích khi ghi đủ và đúng. Dưới đây là những nguyên tắc nên áp dụng:

6.1. Ghi đúng kỳ thanh toán

Thay vì ghi chung chung “thu tiền thuê kiot”, nên ghi cụ thể: “Thu tiền thuê kiot số 12, tháng 06/2026”.

Nếu là thu nhiều tháng, cần ghi rõ: “Thu tiền thuê kiot từ tháng 06/2026 đến hết tháng 08/2026”.

6.2. Tách riêng từng khoản thu

Nếu người thuê nộp cùng lúc nhiều khoản, nên ghi tách dòng:

• Tiền thuê kiot tháng 06/2026
• Tiền điện tháng 05/2026
• Phí vệ sinh tháng 06/2026

Cách này giúp sau này không nhầm giữa tiền thuê và các phí dịch vụ khác.

6.3. Ghi rõ phương thức thanh toán trong biên lai thu tiền kiot

Nếu chuyển khoản, nên ghi kèm: “Đã nhận tiền theo giao dịch chuyển khoản ngày …” và lưu lại ảnh sao kê hoặc mã giao dịch để đối chiếu.

6.4. Không để trống nội dung quan trọng

Các trường như số tiền, kỳ thanh toán, người nộp tiền, người thu tiền không nên để trống rồi mới điền tay sau. Đây là nguyên nhân phổ biến dẫn đến tranh cãi hoặc sửa chữa không minh bạch.

6.5. Mỗi khoản thu nên có một chứng từ riêng

Không nên dùng một tờ biên nhận cho quá nhiều kỳ và quá nhiều khoản nếu bạn đang cần quản lý công nợ chặt. Tách chứng từ sẽ giúp kiểm soát tốt hơn và dễ tìm lại khi cần. Luật Kế toán yêu cầu chứng từ phải phản ánh trung thực, rõ ràng và làm căn cứ ghi sổ; vì vậy việc lập chứng từ càng cụ thể càng có lợi cho bên quản lý.

7. Những lỗi thường gặp khi lập biên lai thu tiền kiot

• Ghi thiếu thông tin người nộp tiền: Nhiều mẫu viết tay chỉ có số tiền và chữ ký, nhưng không ghi rõ người nộp là ai, kiot nào, kỳ nào.
• Không ghi bằng chữ: Khi chỉ ghi bằng số, rủi ro sửa chữa hoặc hiểu sai số tiền sẽ cao hơn.
• Thu tiền nhưng không đối chiếu công nợ cũ: Điều này dễ dẫn đến tình trạng người thuê cho rằng mình đã thanh toán đủ, trong khi bên cho thuê lại cho rằng vẫn còn thiếu.
• Gộp tiền cọc và tiền thuê vào một dòng: Tiền cọc và tiền thuê là hai bản chất khác nhau. Nếu ghi chung, khi hoàn trả cọc hoặc thanh lý hợp đồng rất dễ phát sinh tranh chấp.
• Dùng “biên lai” nhưng không xuất hóa đơn khi cần: Đây là lỗi nhiều người gặp nhất. Phiếu thu hay biên nhận thanh toán không tự động thay thế hóa đơn trong trường hợp nghĩa vụ xuất hóa đơn phát sinh.

8. Nên lưu biên lai thu tiền kiot như thế nào?

Nếu đang quản lý ít kiot, bạn có thể in 2 liên:

• 1 liên giao người thuê
• 1 liên lưu nội bộ

Nếu quản lý nhiều sạp, nhiều kiot, nên:

• Đánh số phiếu liên tục
• Lưu theo tháng
• Lưu riêng từng người thuê
• Đối chiếu với hợp đồng và bảng công nợ
• Lưu kèm chứng từ chuyển khoản nếu thanh toán qua ngân hàng

Từ góc độ vận hành, việc chuẩn hóa mẫu biên lai thu tiền kiot không chỉ giúp giảm tranh chấp mà còn hỗ trợ theo dõi dòng tiền, hạn thanh toán và nợ đọng hiệu quả hơn.

Kết luận

Một mẫu biên lai thu tiền kiot rõ ràng không chỉ là tờ giấy xác nhận đã nhận tiền, mà còn là công cụ quan trọng để quản lý công nợ, bảo vệ quyền lợi của cả bên cho thuê lẫn bên thuê. Với các giao dịch thuê kiot, sạp chợ, bạn nên ưu tiên dùng mẫu có đủ thông tin về người nộp, nội dung thu, kỳ thanh toán, số tiền và chữ ký. Nếu cần quản lý bài bản hơn, hãy dùng phiếu thu theo cấu trúc chuẩn để dễ lưu trữ và đối chiếu.

Điểm quan trọng nhất là đừng viết biên nhận quá sơ sài. Chỉ cần thiếu một vài thông tin như kỳ thanh toán, nội dung thu hoặc chữ ký, tờ biên lai thu tiền kiot sẽ giảm giá trị thực tế rất nhiều khi phát sinh tranh chấp. Mẫu càng rõ, quản lý càng nhẹ, thu tiền càng minh bạch.